Certificato di residenza fiscale: cos'è e come si ottiene

Chi si trasferisce a Dubai, o lavora con clienti e banche all'estero, si sente prima o poi chiedere un «certificato di residenza fiscale». A volte lo chiede una banca, a volte un cliente che deve applicare una ritenuta ridotta, a volte serve per invocare una convenzione contro le doppie imposizioni. Il documento esiste in entrambi i Paesi, ma ha funzioni e limiti diversi. Questa guida spiega a cosa serve, come si ottiene negli Emirati e in Italia, e che cosa non può dimostrare.

Che cos'è e a cosa serve

Il certificato di residenza fiscale attesta che il soggetto è considerato residente ai fini fiscali dallo Stato che lo emette, per un determinato periodo. Si usa in tre situazioni ricorrenti:

• Convenzioni contro le doppie imposizioni. Per ottenere l'aliquota ridotta su dividendi, interessi o royalty, chi paga i redditi chiede spesso un documento che provi la residenza in uno dei due Stati contraenti. Il quadro dei rapporti tra i due Paesi è nella pagina sulla doppia imposizione tra Italia ed Emirati.
• Ritenute e rapporti d'affari. Un committente o un intermediario può richiedere il certificato per decidere come trattare un pagamento.
• Banche e adeguata verifica. Gli istituti, in sede di apertura o aggiornamento del rapporto, possono chiedere elementi che documentino dove il cliente è fiscalmente residente.

È un documento di parte terza, emesso da un'autorità, e per questo ha un valore probatorio superiore a una semplice autodichiarazione. Ma, come vedremo, il suo valore ha confini precisi.

Il certificato negli Emirati: il Tax Residency Certificate

Negli Emirati il certificato di residenza fiscale è il Tax Residency Certificate, o TRC, rilasciato dalla Federal Tax Authority. Per le persone fisiche la residenza fiscale emiratina si fonda su tre criteri alternativi, previsti dalla normativa di attuazione e descritti nelle guide dell'autorità.

Se il certificato serve per una convenzione contro le doppie imposizioni, la domanda segue regole in parte diverse: l'autorità può richiedere requisiti ulteriori, e se la convenzione rinvia alle regole di residenza degli Emirati, questi vanno soddisfatti. Per le persone fisiche, il passaporto è sempre richiesto per questa tipologia di certificato. Prima di presentare la domanda conviene quindi chiarire a quale scopo servirà il documento.

Come si richiede

La procedura è interamente online e passa dal portale EmaraTax, accessibile con UAE Pass. In sintesi:

1. si accede a EmaraTax con un account esistente o se ne crea uno;
2. si sceglie «Other Services» e poi «Tax Residency Certificate»;
3. si indica se esiste un numero di registrazione fiscale, oppure si sceglie l'opzione senza numero;
4. si seleziona il tipo di certificato, per una convenzione o per altri scopi, e in caso di convenzione si indica il Paese interessato;
5. si compilano i dati e si caricano i documenti;
6. si completa il pagamento previsto dall'autorità e si invia la domanda;
7. a istruttoria conclusa, il certificato si scarica dal portale.

Periodo coperto dal certificato

Il certificato copre un periodo d'imposta oppure un altro periodo di 12 mesi scelto dal richiedente. Non si può chiedere un periodo futuro né uno superiore a 12 mesi. È possibile presentare la domanda per un periodo di 12 mesi non ancora concluso, appena si soddisfano i criteri di residenza. La regola della validità deriva dalla decisione del Consiglio dei Ministri 85 del 2022 e dalle decisioni ministeriali di attuazione: nella pratica, conviene sempre leggere le date riportate sul certificato rilasciato.

Un punto che molti sottovalutano: per ottenere il TRC bisogna poter dimostrare i giorni di presenza. Il report ufficiale di ingressi e uscite è per questo uno strumento centrale, ed è lo stesso documento che serve a difendersi in caso di contestazione italiana. Ne parliamo in entry-exit report e residenza fiscale a Dubai.

Il certificato in Italia: l'attestazione dell'Agenzia delle Entrate

In Italia l'Agenzia delle Entrate rilascia l'attestazione di residenza fiscale ai fini delle convenzioni contro le doppie imposizioni. La richiesta indica il periodo d'imposta di riferimento e lo Stato estero a cui il documento è destinato. Quando l'autorità o il soggetto estero ha un proprio modulo, la procedura può consistere nel far vistare quel modulo dall'ufficio. Modalità, modulistica e canali di invio sono indicati nella pagina dedicata dell'Agenzia e possono cambiare: vanno verificati al momento della richiesta.

L'attestazione italiana certifica la posizione del contribuente nei confronti del Fisco italiano per il periodo richiesto. Chi è residente in Italia ottiene un documento che lo dice; chi non lo è non ha ragione di chiederlo. Per questo il documento serve in genere a chi vuole farsi riconoscere come residente italiano all'estero, ad esempio per un reddito percepito da un committente emiratino.

I limiti probatori: che cosa il certificato non dimostra

Il punto più importante riguarda chi si è trasferito negli Emirati e vuole sapere se il TRC lo mette al riparo da contestazioni in Italia. La risposta è no, non automaticamente, per tre ragioni.

1. Ogni Stato applica le proprie regole. Il TRC attesta la residenza secondo la legge emiratina. L'Italia stabilisce la residenza fiscale con i criteri del proprio ordinamento: residenza anagrafica, domicilio, presenza fisica. Il quadro è nella guida su cos'è la residenza fiscale e come la determina l'Italia.
2. Si può essere residenti in due Stati. È possibile che per entrambi i Paesi la stessa persona risulti residente. In quel caso si applicano i criteri di risoluzione dei conflitti della convenzione, che guardano ad abitazione permanente, centro degli interessi vitali, dimora abituale e nazionalità.
3. Il certificato è un elemento di prova, non una sentenza. In una verifica italiana il TRC si valuta insieme agli altri elementi: dove vive la famiglia, dove sono i beni, dove si svolge l'attività, quanti giorni si trascorrono in ciascun Paese, come si usa l'abitazione italiana.

Questo non significa che il certificato sia inutile: è una tessera importante del quadro probatorio, e in sua assenza la posizione è più debole. Per chi sta ancora definendo il proprio trasferimento, il percorso pratico è descritto in come ottenere la residenza fiscale a Dubai.

Un esempio

Un consulente italiano ottiene un residence visa, affitta un appartamento a Dubai e trascorre lì 200 giorni nell'anno. Chiede e ottiene il TRC. Ma la moglie e i figli restano a Roma, nell'abitazione di famiglia, e lui rientra ogni due settimane. Il certificato attesta la sua residenza emiratina, ma l'Italia può comunque sostenere che il centro dei suoi interessi personali sia rimasto in Italia. Per questo il certificato va letto insieme al resto della situazione.

Come prepararsi bene

• Verifica quale dei tre criteri emiratini soddisfi e raccogli i documenti coerenti.
• Conserva il report di ingressi e uscite e i titoli di viaggio per ogni anno.
• Controlla che i dati su passaporto, Emirates ID e residence visa coincidano.
• Chiarisci prima a chi serve il certificato e per quale periodo, in modo da scegliere il tipo di domanda corretto.
• Considera il quadro italiano: iscrizione all'AIRE, abitazione disponibile in Italia, famiglia, rapporti economici.

Errori frequenti

• Considerare il TRC un lasciapassare. Non impedisce al Fisco italiano di contestare la residenza.
• Chiedere il certificato per il periodo sbagliato. Se serve per l'anno precedente, la domanda deve riferirsi a quel periodo.
• Presentare dati incoerenti. Differenze tra passaporto, Emirates ID e report degli spostamenti rallentano la pratica.
• Non distinguere il certificato per convenzione da quello per altri scopi. I requisiti possono differire.
• Dimenticare il lato italiano. Il certificato emiratino non sostituisce le verifiche su AIRE e domicilio.

Domande frequenti

Che cos'è il certificato di residenza fiscale?

È il documento rilasciato dall'autorità fiscale di uno Stato che attesta la residenza fiscale di una persona in quello Stato per un dato periodo. Si usa per convenzioni, ritenute e rapporti con le banche.

Come si ottiene il Tax Residency Certificate negli Emirati?

Si presenta domanda online su EmaraTax alla Federal Tax Authority, scegliendo il servizio Tax Residency Certificate, dimostrando uno dei criteri di residenza e caricando i documenti richiesti, come Emirates ID o passaporto e il report di ingressi e uscite.

Con il certificato emiratino non pago più le tasse in Italia?

No, non automaticamente. Il certificato è un elemento di prova ma non vincola il Fisco italiano, che stabilisce la residenza con le proprie regole. Se la persona risulta residente in entrambi gli Stati, si applicano i criteri della convenzione.

Quanto copre il periodo del certificato?

Un periodo d'imposta o un altro periodo di 12 mesi scelto dal richiedente. Non si può chiedere un periodo futuro né uno superiore a 12 mesi: le date esatte sono riportate sul certificato.

Come si chiede il certificato di residenza fiscale in Italia?

Si presenta richiesta all'Agenzia delle Entrate per l'attestazione di residenza ai fini delle convenzioni, indicando periodo e Stato estero. Se il soggetto estero ha un proprio modulo, può essere vistato dall'ufficio. Modalità e modulistica vanno verificate sul sito dell'Agenzia.

Questa guida ha finalità informativa e non sostituisce una consulenza sul caso individuale. Requisiti e procedure delle autorità fiscali vengono aggiornati: prima di presentare una domanda verifica le indicazioni vigenti.